Het kan verwarrend zijn om te bepalen hoe je advocaatkosten declareert, zeker bij arbeidszaken. Het Hof van Discipline stelt duidelijke eisen: een declaratie moet op naam van de cliënt staan, zelfs als een derde betaalt.
Deze blog legt uit wat dit betekent voor jou als arbeidsrechtadvocaat en welke gevolgen dit kan hebben. Lees verder om problemen te voorkomen.
Belangrijkste inzicht
Heeft u ooit overwogen hoe het financieel beheer van uw onderneming efficiënter kan? Met Moss declaratiesoftware kunt u uw financiële processen transformeren en uw potentieel optimaal benutten, zonder zelf vermogensvergoedingen over het hoofd te zien zoals nu in de spotlight staat. Begin vandaag nog en bescherm uw financiën met de tools die u verdienen.
Samenvatting
- Een declaratie moet altijd op naam van de cliënt staan, zelfs als een derde zoals de werkgever betaalt (Hof van Discipline, 2 december 2013).
- Foute naamstelling kan juridische en fiscale problemen veroorzaken, zoals een onterechte BTW-aftrek of tuchtrechtelijke klachten.
- Het Hof en de Haagse Raad van Discipline benadrukken dat fouten schade kunnen toebrengen aan de vertrouwensband en reputatie van de advocaat.
- Werkgevers kunnen advocaatkosten via de werkkostenregeling verwerken; zorg voor een correcte naamstelling om fiscale complicaties te voorkomen.
- Declaraties moeten helder vermelden welke werkzaamheden zijn verricht en waarom de betaler verschilt van de cliënt.
Richtlijnen voor declaraties op naam van de werkgever
Declaraties op naam van de werkgever vereisen zorgvuldigheid. Het Hof van Discipline legt duidelijke regels vast om fouten te voorkomen.
- Vermeld altijd de naam van de cliënt, ook als de factuur naar een derde zoals de werkgever gaat. Dit is verplicht sinds de uitspraak op 2 december 2013.
- Beschrijf uitvoerig welke werkzaamheden zijn verricht voor de cliënt. Zorg dat dit niet verwarrend is voor ontvangers.
- Zet een dossiernaam alleen op de factuur als expliciet staat dat het werk voor de cliënt was uitgevoerd.
- Houd rekening met belastingregels volgens de Wet op de omzetbelasting 1968 bij declaraties naar derden.
- Voorkom dwaling door alle details helder en begrijpelijk te noteren op jouw facturen.
- Respecteer richtlijnen van organen zoals het Hof en Haagse Raad van Discipline om juridische problemen te vermijden.
- Controleer of beëindigingsovereenkomsten correct worden vermeld indien relevant in het dossier.
- Betrek advocatenkantoren bij een intern controleproces om vergissingen vroegtijdig te ontdekken.
Mogelijke gevolgen van onjuiste naamstelling voor arbeidsrechtadvocaten
Een factuur die op naam van de werkgever wordt gezet, kan leiden tot misverstanden. Het Hof van Discipline oordeelde dat een advocaat in een recente zaak onvoldoende duidelijk maakte dat de werkzaamheden specifiek voor mevrouw P.
waren uitgevoerd. Hierdoor ontstond de indruk dat er een overeenkomst tussen de advocaat en de werkgever bestond. Dit kan niet alleen verwarring veroorzaken, maar ook leiden tot een onterechte BTW-aftrek door de werkgever.
Het Haagse Hof verklaarde het dekenbezwaar gegrond, ondanks het pensioen van de betrokken advocaat. Dit laat zien hoe belangrijk een correcte naamstelling op facturen is.
Onjuiste naamstelling kan grotere juridische risico’s met zich meebrengen. De Haagse Raad van Discipline benadrukt dat zulke fouten de vertrouwensband tussen jou en je cliënt kunnen schaden.
Bovendien kun je als advocaat worden aangesproken op tuchtrechtelijke gronden. Dit schaadt niet alleen je reputatie, maar kan ook financiële gevolgen hebben voor jouw praktijk. Je moet voorkomen dat je handelen onduidelijkheid veroorzaakt over wie jouw cliënt is.
Hierdoor blijf je binnen professionele richtlijnen en voorkom je complicaties met wederzijds goedvinden in arbeidsrechtelijke kwesties.
Let ook op de belastingtechnische kant bij declaraties.
Juridische en tuchtrechtelijke implicaties
De Haagse Raad van Discipline verklaarde in augustus 2020 het dekenbezwaar ongegrond. De facturen waren volgens de gemaakte afspraken opgesteld. Toch erkende de advocaat een fout: de declaraties hadden op naam van mevrouw P.
moeten staan. Deze vergissing brengt juridische en tuchtrechtelijke risico’s met zich mee, vooral als de grondslag voor facturering aan een derde ontbreekt.
Het Hof van Discipline stelt strikte eisen bij facturering aan derden. Als je hierbij faalt, riskeer je klachten of sancties. In deze zaak werden zes facturen ter waarde van €6.000 gericht aan een vennootschap, terwijl de werkzaamheden voor mevrouw P.
waren uitgevoerd. Zorg ervoor dat elke declaratie duidelijk vermeldt waarom de opdrachtgever verschilt van de uiteindelijke betaler.
Belastingtechnische overwegingen bij declaraties
Stel de factuur altijd op naam van de werkgever als deze de advocaatkosten van een werknemer betaalt. Dit voorkomt fiscale problemen. Het Hof van Discipline heeft geoordeeld dat derde partijen, zoals de Belastingdienst, onvoldoende worden geïnformeerd bij onduidelijke declaraties.
Zorg daarom dat de communicatie hierover helder is.
Werkgevers kunnen deze kosten verwerken via de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit maakt het belastingtechnisch correct. Een onjuiste naamstelling kan leiden tot fiscale complicaties.
Houd rekening met deze regelgeving om gedoe met de Belastingdienst te vermijden.
Conclusie
Het correct opstellen van declaraties is cruciaal in jouw vakgebied. Jij voorkomt hiermee onnodige juridische en tuchtrechtelijke risico’s. Zorg dat je altijd duidelijk vermeldt wie de cliënt is en welke werkzaamheden zijn verricht.
Vraag jezelf af of de naamstelling volledig voldoet aan de richtlijnen van het Hof van Discipline. Deze stappen bieden niet alleen helderheid, maar versterken ook jouw professionaliteit.
Blijf op de hoogte van updates vanuit VAAN en andere brancheorganisaties. Jouw aandacht voor details kan het verschil maken in vertrouwen en succes.
Veelgestelde Vragen
1. Wat betekent een declaratie advocaat op naam van de werkgever?
Een declaratie advocaat op naam van de werkgever houdt in dat de kosten voor juridische bijstand door de werkgever worden betaald, bijvoorbeeld bij een arbeidsrechtelijk conflict.
2. Welke richtlijnen gelden voor arbeidsrechtadvocaten bij dit soort declaraties?
Arbeidsrechtadvocaten moeten transparant zijn over hun kosten en duidelijke afspraken maken met zowel de werkgever als de werknemer over wie verantwoordelijk is voor de betaling.
3. Wat zijn mogelijke gevolgen als de afspraken niet duidelijk zijn?
Onduidelijke afspraken kunnen leiden tot conflicten tussen werkgever, werknemer en advocaat. Dit kan juridische risico’s en extra kosten veroorzaken.
4. Hoe kunnen advocaten problemen voorkomen bij declaraties op naam van de werkgever?
Advocaten kunnen problemen voorkomen door heldere contracten op te stellen, alle partijen goed te informeren en zich aan ethische regels te houden.
