Het declareren van reiskosten kan soms ingewikkeld zijn. Wist je dat de maximale belastingvrije vergoeding in Nederland €0,23 per kilometer is? In dit artikel leer je hoe jij jouw reiskosten correct kunt declareren en welke regels er gelden.
Lees verder en ontdek alle details!
Belangrijkste inzicht
Zorg ervoor dat je nooit meer deadlines mist bij het indienen van je declaraties! Met de juiste tools, zoals Moss declaratiesoftware, ben je verzekerd van een soepel proces en tijdige verwerking van je aanvragen. Vermijd onverwachte kosten en hou je financiën perfect op orde met deze innovatieve oplossing.
Samenvatting
- De maximale belastingvrije reiskostenvergoeding is €0,23 per kilometer, geldig voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Alles daarboven wordt belast als loon.
- Reiskosten voor eigen vervoer moeten duidelijk worden gedocumenteerd met een rittenadministratie. Je kunt kosten tot vijf jaar terug declareren.
- Bij openbaar vervoer is een belastingvrije vergoeding alleen mogelijk als je minimaal 10 km enkele reis aflegt en bewijsstukken zoals OV-chipkaartoverzichten aanlevert.
- Bij ziekte wordt de vergoeding vaak tot zes weken doorbetaald, maar dit hangt af van afspraken in je contract of cao. Na herstel kunnen uitzonderingen gelden.
- Je kunt alleen voor één dag een thuiswerkvergoeding (€2,40 in 2025) óf een reiskostenvergoeding aanvragen, niet beide tegelijk.
Wat is de maximale belastingvrije reiskostenvergoeding?
De Belastingdienst stelt dat €0,23 per kilometer de maximale belastingvrije reiskostenvergoeding is. Dit bedrag geldt zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke ritten. Alles boven dit bedrag wordt als loon gezien en belast met loonbelasting.
Zorg dat je dit in je administratie correct bijhoudt om fiscale vragen te voorkomen.
In 2025 blijft het plafond van €0,23 per kilometer hetzelfde. Dit betekent dat werkgevers niet meer belastingvrij kunnen vergoeden, zelfs met stijgende brandstofkosten of inflatie.
Gebruik deze vergoeding slim, vooral als je privévervoer zoals een auto of fiets inzet voor werkgerelateerde reizen.
Reiskostenvergoeding voor eigen vervoer
Veel werknemers gebruiken hun eigen auto om naar het werk te reizen. Je kunt hiervoor een vergoeding ontvangen, maar deze is aan belastingregels gebonden.
Kilometervergoeding en regels
Werkgevers mogen zelf bepalen hoeveel kilometer je moet reizen om in aanmerking te komen voor een vergoeding. Vaak geldt een grens van 10 kilometer enkele reis, maar dit kan verschillen per organisatie.
De belastingvrije kilometervergoeding bedraagt maximaal € 0,21 per kilometer. Dit tarief geldt zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke ritten. Documenteer je kilometers zorgvuldig, bijvoorbeeld met een rittenadministratie, zodat je deze kunt bewijzen als dat nodig is.
Je kunt reiskosten tot vijf jaar terugvragen. Dit geldt echter alleen als je duidelijke bewijzen kunt overleggen. Werkgevers kunnen ook een vaste vergoeding bieden op basis van de 128/214-dagenregeling.
Hierbij wordt uitgegaan van gemiddeld aantal reisdagen per jaar. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de regelingen binnen jouw organisatie en wat fiscaal toegestaan is volgens de werkkostenregeling.
Carpoolen en vergoeding
Kilometervergoeding geldt ook bij carpoolen. Bij een werkgever-georganiseerde carpool ontvangt de bestuurder €0,23 per kilometer. Dit bedrag is inclusief omrijdkilometers. Zorg dat je deze vergoeding correct declareert via de administratie van je werkgever.
Organiseer je zelf het carpoolen? Dan ontvang jij en elke andere werknemer €0,23 per kilometer. Omrijdkilometers worden hierbij niet vergoed. Deze regeling geldt voor woon-werkverkeer en is belastingvrij.
Houd bij declaratie rekening met exacte afstanden om fouten te voorkomen.
Reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer
Met het openbaar vervoer reizen biedt vaak een belastingvrije vergoeding. Gebruik je een ov-chipkaart privé of zakelijk, dan gelden specifieke regels.
Belastingvrije vergoeding openbaar vervoer
Je kunt een belastingvrije vergoeding krijgen voor je reizen met het openbaar vervoer. Dit geldt voor bus, trein, tram en boot, maar niet voor vliegtuigen of taxi’s. Hiervoor moet je aantonen dat je minimaal 10 kilometer aflegt per enkele reis én minstens 40 dagen per jaar reist.
Bewijzen, zoals een treinkaartje of OV-chipkaartoverzicht, zijn hierbij essentieel.
‘Zorg altijd voor een duidelijk reisoverzicht om misverstanden te voorkomen.’
Werkgevers mogen deze vergoeding ook toekennen voor woon-werkverkeer. Let erop dat de kosten volledig belastingvrij zijn zolang je aan de voorwaarden voldoet. Controleer of je werkgever reiskosten vergoedt als je een eigen OV-abonnement gebruikt.
Geen vergoeding bij OV-abonnement van de zaak
Heb je een OV-abonnement via je werkgever? Dan krijg je geen belastingvrije reiskostenvergoeding. De regel geldt ook voor werknemers met een leaseauto, bedrijfsfiets of auto van de zaak.
Dit komt omdat de belastingdienst het gebruik van deze voorzieningen als vergoeding ziet.
Gebruik je het OV-abonnement van de zaak voor woon-werkverkeer? Dan mag je dit niet zelf declareren. Kosten daarvoor zijn al gedekt door de werkgever. Controleer altijd hoe jouw bedrijf hiermee omgaat en vraag bij twijfel raad aan de ondernemingsraad.
Reiskostenvergoeding bij bijzondere situaties
Soms veranderen reisschema’s door ziekte of thuiswerken op dezelfde dag. Dit kan invloed hebben op de belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer.
Thuiswerken en woon-werkverkeer op dezelfde dag
Je kunt geen thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding voor dezelfde dag ontvangen. Als je naar kantoor reist, kun je alleen declaratie woon-werkverkeer indienen. De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt in 2025 €2,40 per dag.
Werkgevers moeten kiezen welke vergoeding geldt voor een specifieke dag. Thuiswerkers die sporadisch naar kantoor reizen, krijgen vaak alleen reiskostenvergoeding voor die dagen. Ga verder en ontdek wat er gebeurt bij ziekte en hoe de reiskostenvergoeding dan georganiseerd wordt.
Reiskostenvergoeding bij ziekte
Bij ziekte blijft de reiskostenvergoeding vaak maximaal zes weken doorlopen. Dit geldt voor woon-werkverkeer, mits je binnen die periode nog herstelt. Ben je langer afwezig? Dan mag de vergoeding enkel worden verstrekt voor de eerste twee maanden van je ziekteperiode.
Een uitzondering kan zich voordoen in de maand dat je weer aan het werk gaat.
Werkgevers zijn niet verplicht deze vergoeding bij ziekte voort te zetten. Dit hangt af van afspraken in je arbeidscontract of cao. Vergoedingen blijven belastingvrij zolang ze voldoen aan de regels van het belastingplan.
Zorg dat je dit meeneemt in je belastingaangifte om onnodige vragen van de Belastingdienst te voorkomen.
Administratie en declaratie van reiskosten
Het goed bijhouden van reiskosten is cruciaal om misverstanden te voorkomen. Gebruik duidelijke tools om declaraties snel en overzichtelijk te regelen.
Betekenis van restitutie en declaratie in reiskosten
Restitutie betekent dat je al gemaakte kosten terugkrijgt. Bijvoorbeeld als je zelf een treinkaartje hebt betaald en deze daarna declareert bij je werkgever. Declaratie houdt in dat je de gemaakte reiskosten indient voor vergoeding.
Dit kan via platforms zoals Mijndeclaratie.nl, waar je administratief ontzorgd wordt.
Je mag reiskosten tot vijf jaar terug declareren. Hiervoor moet je rittenadministratie kunnen aantonen. Dit geldt zowel voor zakelijke kilometers als woon-werkverkeer. Reiskosten op tijd correct declareren voorkomt misverstanden en belastingproblemen.
Bekijk nu hoe openbaar vervoer ook gecompenseerd kan worden via belastingvrije regelingen.
Conclusie
Je weet nu alles over de reiskostenvergoeding en hoe dit werkt. Bespreek afspraken altijd duidelijk met je werkgever. Zorg dat je administratie compleet is voor een soepele declaratie.
Denk na over belastingaftrek als je zelf kosten maakt. Maak gebruik van deze kennis om voordelige keuzes te maken.
Voor meer informatie over hoe u reiskosten correct kunt declareren, lees ons artikel over de betekenis van restitutie en declaratie in reiskosten.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is de maximale vergoeding voor reiskosten van werknemers?
De maximale belastingvrije vergoeding voor reiskosten is €0,21 per kilometer. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke ritten.
2. Kunnen zzp’ers ook reiskosten aftrekken?
Ja, zzp’ers kunnen reisaftrek toepassen bij hun aangifte inkomstenbelasting. Dit geldt alleen als ze voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
3. Heeft de coronacrisis invloed gehad op reiskostenvergoedingen?
Ja, tijdens de coronacrisis zijn veel regels tijdelijk aangepast. Bijvoorbeeld, thuiswerkdagen konden soms worden gezien als werkdagen voor reiskostenvergoeding.
4. Hoe werkt de vergoeding bij letselschade?
Bij letselschade kunnen reiskosten vaak worden vergoed door de tegenpartij. Dit geldt bijvoorbeeld voor medische afspraken of juridische zaken die voortkomen uit het letsel.
