Declareren kan soms een lastig en tijdrovend proces zijn. Handmatige verwerking leidt vaak tot fouten en verloren bonnen. Met de juiste declaratie tip kun je het proces veel soepeler maken.
Ontdek hoe je meer overzicht en gemak kunt creëren!
Belangrijkste inzicht
Als je op zoek bent naar een declaratiesysteem dat naadloos integreert met je bestaande boekhoudsoftware en eenvoudig te gebruiken is voor al je medewerkers, overweeg dan zeker Moss. Met een focus op veiligheid en compliance zorgt Moss ervoor dat je gegevens goed beschermd zijn, terwijl je tegelijkertijd tijd bespaart en fouten minimaliseert. Transformeer het financiële beheer van je onderneming en benut je potentieel ten volle met deze veelzijdige software.
Samenvatting
- Automatiseer declaraties met tools zoals OCR-software en workflow-software om tijd te besparen en fouten te voorkomen.
- Gebruik een digitale declaratie-app, zoals MijnDeclaratie.nl, om bonnen centraal en veilig in de cloud op te slaan.
- Plan vaste goedkeuringsmomenten, bijvoorbeeld wekelijks, om vertragingen en opstapelingen te voorkomen.
- Bewaar declaraties in een digitaal archief met zoekfuncties om documenten snel terug te vinden.
- Kies ervaren softwareleveranciers, zoals Whitevision of SRXP, voor integratie met systemen zoals Exact Online.
Creëer een helder en volledig declaratieformulier
Zorg voor een duidelijk en overzichtelijk formulier dat alle belangrijke informatie bevat. Voeg velden toe zoals naam, bedragen, btw en datum. Gebruik duidelijke termen zoals ‘Lunch/Diner’ in plaats van algemene woorden als ‘Eten’.
Dit voorkomt misverstanden. Denk ook na over extra informatie voor rapportages, zoals projectcodes of categorieën.
Maak gebruik van eenvoudige tools om beschrijvingen toe te voegen via bijvoorbeeld ‘Declaraties – Onderhoud – Items’. Dit maakt het proces efficiënter. “Een goed ingevuld formulier bespaart tijd en voorkomt fouten,” is een gouden regel die je niet mag vergeten.
Zelfs iets simpels als het opnemen van ‘ov-chipkaart’-kosten kan al veel schelen in overzicht.
Automatiseer het declaratieproces
Automatiseren van declaraties bespaart tijd en voorkomt fouten. Dit proces wordt efficiënter met slimme tools en software.
- Gebruik OCR-technologie om gegevens automatisch in te vullen. Deze technologie herkent bedragen, datums en medewerkers zonder handmatige input.
- Zet workflow-software in voor het accorderen van declaraties. Hiermee worden goedkeuringen direct verwerkt in jouw ERP-systeem.
- Versnel verwerking door inkomende bonnen digitaal te scannen. Automatisering zorgt voor snellere afhandeling en minder zoekgeraakte documenten.
- Koppel een digitale declaratie-tool aan bestaande systemen zoals boekhoudsoftware. Zo blijven alle gegevens centraal toegankelijk en veilig opgeslagen.
Automatische verwerking maakt je administratie slimmer én makkelijker!
Zorg voor een gestroomlijnd accorderingsproces
Een goed geautomatiseerd proces is de basis, maar een effectief accorderingssysteem maakt het verschil. Zorg voor duidelijke stappen en een efficiënte workflow om fouten te voorkomen.
- Stel heldere verantwoordelijkheden vast. Wijs specifieke personen aan voor elk onderdeel van het proces. Dit voorkomt verwarring en versnelt de goedkeuring.
- Gebruik betrouwbare workflow-software. Automatische controles verminderen fouten en verkorten de verwerkingstijd aanzienlijk.
- Maak controle eenvoudiger voor managers. Geef toegang tot overzichtelijke dashboards met directe inzicht in ingediende declaraties.
- Creëer duidelijke richtlijnen voor accorderingstijden. Leg maximale verwerkingstermijnen vast, zoals drie werkdagen per stap in het proces.
- Plan vaste momenten voor het goedkeuren van declaraties per week of maand. Dit voorkomt opstapeling van aanvragen en houdt medewerkers tevreden.
- Zet prioriteit op logische volgorde van declaratie-items binnen systemen zoals ‘prioriteit lijstvolgorde’. Dit verhoogt gebruiksgemak bij controllers en accorderingsmedewerkers.
- Test regelmatig de efficiëntie van je workflow-software met praktische voorbeelden uit je organisatie om verbeterpunten te vinden.
Gebruik een digitale declaratie-app
Digitaliseer al je declaraties met een handige declaratie-app. Sla bonnen direct op en voorkom dat je ze kwijtraakt. Dit zorgt voor een complete en overzichtelijke boekhouding. Via de cloud kun je veilig en snel online declaraties indienen en volgen.
MijnDeclaratie.nl biedt een overzichtelijk dashboard. Je ziet direct welke betalingen nog openstaan. Met zulke tools optimaliseer je het proces eenvoudig en efficiënt.
Declareer slimmer door alles in één app te regelen.
Bewaar declaraties in een veilig digitaal archief
Sla alle declaraties digitaal en centraal op om overzicht te behouden. Gebruik een ERP-systeem met geautomatiseerde koppelingen voor een efficiënt proces. Dit voorkomt dat documenten verspreid raken en maakt administratie eenvoudiger.
OCR-software helpt bij automatische gegevensinvoer, waardoor fouten verminderen.
Zoek verwerkte documenten snel terug met een eenvoudige zoekfunctie in het digitale archief. Dit bespaart tijd bij controles en biedt zekerheid dat niets verloren gaat. Ga verder met vaste momenten plannen voor goedkeuring van declaraties.
Plan vaste momenten voor goedkeuring van declaraties
Het veilig opslaan van declaraties helpt bij overzicht, maar vaste goedkeuringsmomenten brengen structuur. Plan bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een vast moment in. Hierdoor weet iedereen wat te verwachten, en voorkom je vertragingen in het proces.
Maak controles efficiënt. Gebruik automatische controles in je software om fouten direct op te sporen. Dit bespaart tijd voor managers en minimaliseert fouten. Zo worden declaraties sneller goedgekeurd, zonder overbelasting van het team.
Denk vooruit over rapportages en analyses
Vraag vooraf relevante data op via het declaratieformulier. Denk hierbij aan benodigde salariscomponenten en gesplitste journaalposten. Stel duidelijke limieten, zoals een maximum bedrag voor lunch of diner, om verrassingen te voorkomen.
Dit helpt je bij accuraat analyseren en plannen.
Leg vast welke restricties gelden per item. Gebruik deze gegevens later in rapportages en evaluaties. Zo krijg je inzicht in kostenpatronen en kun je processen verder optimaliseren.
Werk samen met betrouwbare softwareleveranciers
Kies softwareleveranciers die betrouwbaar zijn en ervaring hebben. Whitevision biedt bijvoorbeeld effectieve oplossingen; probeer een demo via 076 560 78 20. Goede leveranciers zorgen voor integraties met cloudboekhoudsoftware zoals Exact Online of on-premises systemen.
Verbind zakelijke creditcards met declaratiesoftware voor duidelijke verantwoording van alle transacties. SRXP is aanwezig tijdens Exact Live op 14 oktober; bezoek hun stand om meer te leren over hun tools.
Ga verder met vooruit denken over rapportages en analyses.
Conclusie
Een soepel declaratieproces begint met duidelijke en eenvoudige stappen. Gebruik slimme tools zoals OCR-software en digitale apps om tijd te besparen en fouten te vermijden. Door processen te automatiseren, hou je meer overzicht en werk je efficiënter.
Denk vooruit met rapportages en analyse om het systeem verder te optimaliseren. Met deze aanpak maak je declaraties makkelijk voor iedereen en verhoog je de productiviteit.
Veelgestelde Vragen
1. Wat zijn de voordelen van een soepel declaratieproces?
Een soepel declaratieproces bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor snellere terugbetalingen. Het verbetert ook de tevredenheid van medewerkers.
2. Hoe kan ik mijn declaraties efficiënter indienen?
Gebruik digitale tools of software om je declaraties te beheren. Zorg dat je alle benodigde documenten en informatie direct toevoegt.
3. Welke strategieën helpen bij het organiseren van declaraties?
Houd een vaste structuur aan, controleer regels vooraf en gebruik een checklist. Automatiseer waar mogelijk om fouten te voorkomen.
4. Waarom is het belangrijk om duidelijke regels voor declaraties te hebben?
Duidelijke regels voorkomen misverstanden en maken het proces eerlijk en transparant voor iedereen in het bedrijf.
