Het berekenen van km declaratie kan soms ingewikkeld zijn. Veel werknemers ontvangen een belastingvrije vergoeding voor reiskosten, zoals woon-werkverkeer. In deze blog leer je hoe je deze kosten helder en eenvoudig kunt berekenen.
Ontdek wat je echt moet weten!
Belangrijkste inzicht
Houd jouw zakelijke reisadministratie foutloos en efficiënt door gebruik te maken van automatische declaratieopties. Voor het transformeren van jouw financiële beheer kan je overwegen om Moss declaratiesoftware te gebruiken. Deze tool helpt je om optimale controle te houden over reiskosten en voorkomt ongewenste verrassingen op jouw financiële rapporten.
Samenvatting
- Kilometervergoeding is belastingvrij tot €0,21 per kilometer in 2023 en €0,22 in 2024. Bedragen daarboven worden belast als loon.
- Bereken je vergoeding door kilometers te vermenigvuldigen met het tarief. Bijvoorbeeld: 22 km x €0,21 = €4,62 per dag.
- Bewaar OV-bewijzen of abonnementskosten goed. Deze zijn volledig belastingvrij te declareren met bewijs.
- Gebruik de 128-dagen-regeling als je minstens 128 dagen per jaar reist naar een vaste werkplek.
- Thuiswerkdagen hebben een aparte vergoeding van maximaal €2,15 per dag (2023) en mogen niet gecombineerd worden met reiskostenvergoeding.
Wat is kilometerdeclaratie?
Kilometerdeclaratie betekent dat je gemaakte reiskosten kunt terugvragen. Dit geldt vaak voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Werkgevers bieden meestal een belastingvrije vergoeding van €0,21 per kilometer (2023).
Dit tarief geldt voor reizen met personenauto’s, private lease, of motoren.
Je kunt ook kosten declareren als je reist met het openbaar vervoer. Het bedrag hangt dan af van je werkelijke kosten. Aftrekbare kosten, zoals parkeerkosten of tol, kunnen in sommige gevallen meegenomen worden.
Zo krijg je een eerlijk bedrag terug voor je reiskosten.
Hoe bereken je een kilometervergoeding?
Je kunt makkelijk je kilometervergoeding berekenen als je de juiste gegevens hebt. Gebruik een vaste formule en houd rekening met belastingvrije vergoedingen en reiskosten.
- Vermenigvuldig het aantal kilometers met de vergoeding per kilometer. Voor 2023 is dit €0,21 per kilometer en vanaf 2024 wordt dit €0,22 per kilometer.
- Tel de afstand voor heen- en terugreis bij elkaar op. Bijvoorbeeld, woon-werkverkeer van 11 km heen en terug is samen 22 km.
- Bereken je dagelijkse vergoeding door het totaal aantal kilometers te vermenigvuldigen met het tarief per kilometer. Als voorbeeld: 22 km x €0,19 = €4,18 per dag.
- Reken vervolgens uit wat je maandelijkse of jaarlijkse vergoeding is door rekening te houden met het aantal werkdagen per jaar (214). Voor een jaarlijkse vergoeding doe je bijvoorbeeld: €4,18 x 214 = €894,52; maandelijks is dat dan ongeveer €74,54 (€894,52 : 12).
- Controleer of er mogelijk aftrekbare kosten zijn bij gebruik van een eigen auto zoals bpm of onderhoudskosten wanneer je verder kijkt dan alleen de belastingvrije vergoeding.
Lees verder om meer aandachtspunten te ontdekken die belangrijk zijn bij het berekenen van jouw declaratie!/p>
Belangrijke aandachtspunten bij het berekenen van km declaratie
Controleer altijd de belastingvrije vergoeding per kilometer. In 2023 is dit €0,21 en vanaf 2024 €0,22. Vergoedingen boven dit bedrag worden belast als loon, dus zorg dat je binnen de grens blijft.
Bij reizen met het openbaar vervoer is het belangrijk om je OV-tickets of abonnementskosten goed te bewaren. Deze kosten kun je volledig belastingvrij declareren zolang je een bewijs zoals een factuur hebt.
Let op de dagen die je thuiswerkt. In 2023 krijg je maximaal €2,15 per thuiswerkdag, maar deze vergoeding mag niet gecombineerd worden met een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag.
Gebruik bij vaste werkplekken de 128-dagen-regeling als je minstens 128 dagen per jaar reist. Werk je gemiddeld 128 dagen, dan kun je de 214-dagen-regeling toepassen.
Lees in het volgende hoofdstuk hoe dit alles samenkomt in de berekeningen.
Conclusie
Het berekenen van kilometerdeclaratie hoeft niet lastig te zijn. Je weet nu hoe je reiskosten kunt berekenen en waar je op moet letten. Gebruik de belastingvrije vergoeding slim om kosten te besparen.
Kijk altijd naar jouw arbeidscontract of cao voor afspraken over reiskosten. Met deze kennis maak je het declaratieproces simpel en efficiënt!
Ontdek meer over het nauwkeurig documenteren van je uitgaven op onze pagina over ingrediënten declaratie.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is een belastingvrije vergoeding voor reiskosten?
Een belastingvrije vergoeding is een bedrag dat je ontvangt voor reiskosten zonder dat je hierover belasting hoeft te betalen. Dit geldt bijvoorbeeld voor kilometers die je met je eigen auto rijdt of voor openbaar vervoer.
2. Hoe kan ik mijn reiskosten berekenen?
Je berekent je reiskosten door het aantal kilometers te vermenigvuldigen met het afgesproken tarief. Voor openbaar vervoer gebruik je de kosten van de tickets als basis.
3. Kan ik ook mijn reis met het openbaar vervoer declareren?
Ja, reiskosten met het openbaar vervoer kun je declareren. Bewaar wel altijd de bonnen of tickets als bewijs.
4. Wat zijn de regels voor het berekenen van een km-declaratie?
De regels verschillen per werkgever, maar vaak wordt een vast bedrag per kilometer vergoed. Controleer of de vergoeding belastingvrij is en of er voorwaarden gelden.
