Het declareren van onkosten bij je werkgever kan soms verwarrend zijn. Wist je dat je recht kunt hebben op een onkostenvergoeding voor kosten die je maakt tijdens je werk? In deze blog leer je wat onkosten declareren precies inhoudt en hoe je dit slim aanpakt.
Ontdek hoe jij alles uit je vergoeding haalt!
Belangrijkste inzicht
Als je op zoek bent naar een efficiënte manier om jouw zorgdeclaraties in te dienen zonder gedoe, dan kan het digitaliseren van je financiële processen de oplossing zijn. Het gebruik van Moss declaratie software maakt je declaratieproces sneller en helpt je om foutloze aanvragen in te dienen, zodat je zorgkosten vlekkeloos worden afgehandeld. Gebruik deze geavanceerde tool om je zorguitgaven onder controle te houden en profiteer van het gemak en de vrijheid die het biedt.
Samenvatting
- Je kunt zakelijke kosten zoals reiskosten, thuiswerkkosten en representatiekosten declareren bij je werkgever. Zorg dat je bewijsstukken zoals bonnetjes of registraties indient.
- De belastingvrije kilometervergoeding is verhoogd naar €0,21 per km in 2023 en stijgt naar €0,23 in 2024. Thuiswerkvergoeding bedraagt €2,15 per dag in 2023 en zal €2,40 zijn in 2025.
- Onbelaste vergoedingen, zoals werkkleding of zakelijke reiskosten, verlagen je belastbaar inkomen. Belaste vergoedingen worden als loon gezien.
- Een vaste onkostenvergoeding vermindert administratie, maar moet redelijk blijven. Voor declaraties moet je altijd tijdig bewijs aanleveren.
- Controleer of onkosten binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Voor 2023 geldt 3% over de eerste €400.000 van het fiscaal loon; vanaf 2024 is dit 1,92%.
Wat is een onkostenvergoeding?
Je werkgever kan jou een onkostenvergoeding geven voor kosten die je maakt tijdens je werk. Denk aan reiskosten, internetgebruik of representatiekosten. Dit valt onder indirecte loonkosten en moet binnen de werkkostenregeling (wkr) passen.
Je declareert deze onkosten vaak digitaal via een formulier of app. Eerst dien je bewijsstukken in, zoals bonnetjes of kilometerregistraties. Zonder deze declaratie krijg je geen vergoeding.
Soms is een onkostenvergoeding onbelast, zoals bij gerichte vrijstellingen, en soms is deze wel belast.
Welke kosten vallen onder een onkostenvergoeding?
Werkgevers vergoeden vaak zakelijke uitgaven om indirecte loonkosten te beperken. Dit kan variëren van beroepskosten tot privé telefoonkosten die zakelijk zijn gebruikt.
Reiskosten
Je kunt zakelijke reiskosten declareren als je minimaal 128 dagen per jaar reist voor werk. De belastingvrije kilometervergoeding in 2022 was €0,19 per kilometer. Dit bedrag is verhoogd naar €0,21 in 2023.
Vanaf 2024 en 2025 geldt een belastingvrij tarief van €0,23 per kilometer. Deze vergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (wkr).
Je werkgever is niet verplicht om een kilometervergoeding te geven, tenzij dit vastligt in de cao. Gebruik bijvoorbeeld een netto onkostenvergoeding om niet meer belasting te betalen over deze kosten.
Reiskosten kunnen zowel zakelijk als woon-werkverkeer betreffen.
Thuiswerkkosten werken op een andere manier.
Thuiswerkkosten
Net zoals bij zakelijke reiskosten, geldt ook voor thuiswerkkosten een specifieke regeling. Werkgevers mogen sinds 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van €2,00 per dag.
In 2023 is dit bedrag gestegen naar €2,15 per dag en zal dit in 2024 verder toenemen naar €2,35. Voor 2025 staat een vergoeding van €2,40 per dag gepland.
De vergoeding is belastingvrij en dekt indirecte loonkosten zoals elektriciteit en koffie. Je werkgever moet kiezen tussen een thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding. Bij sommige zakelijke reizen kunnen beide vergoedingen gecombineerd worden, afhankelijk van de situatie.
Dit maakt een goede administratie essentieel.
Representatiekosten
Thuiswerkkosten kunnen je productiviteit verhogen, maar representatiekosten focussen op zakelijke relaties. Denk aan kosten voor lunches, diners of vergaderingen met klanten. Dit zijn zakelijke uitgaven die bijdragen aan een professionele uitstraling van je bedrijf.
Kosten voor persoonlijke verzorging, zoals werkkleding, kunnen ook hieronder vallen. Zorg dat deze uitgaven altijd aantoonbaar zakelijk zijn. Privé telefoonkosten komen niet in aanmerking.
Gebruik je vaste onkostenvergoeding of vraag je werkgever om gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling (wkr). Dit voorkomt dat je belaste onkostenvergoedingen ontvangt.
Onbelaste en belaste onkostenvergoedingen
Onbelaste onkostenvergoedingen verlagen je belastbaar inkomen en belaste vergoedingen tellen mee als indirecte loonkosten. Ontdek wat hierbij komt kijken.
Wat zijn onbelaste vergoedingen?
Onkosten zoals werkkleding, zakelijke reiskosten en opleidingen vallen onder onbelaste onkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van belasting en worden niet bij je belastbaar inkomen opgeteld.
Een voorbeeld is een vergoeding voor consumpties op werk, waarbij soms een eindheffing geldt. Kosten voor een tweede onderkomen zijn ook vrijgesteld, maar dit geldt maximaal twee jaar.
Als vrijwilliger kun je maximaal €210 per maand en €2.100 per jaar ontvangen zonder belasting te betalen (vanaf 2025). Onder de werkkostenregeling (WKR) vallen ook indirecte loonkosten, zoals vrije ruimte voor gerichte vrijstellingen.
Dit maakt het mogelijk bepaalde kosten voor persoonlijke verzorging of privé-telefoonkosten onbelast te vergoeden.
Wat zijn belaste vergoedingen?
Belaste onkostenvergoedingen worden gezien als loon en zijn daardoor belast. Een voorbeeld hiervan is een vergoeding voor persoonlijke verzorging, zoals shampoo of crèmes. Ook uitgaven aan particuliere kleding en schoenen vallen hieronder.
Deze kosten worden niet als zakelijk gezien en tellen mee voor de belastingen.
Bij ziekte geldt een andere regel. In de eerste maand kan je deze vergoeding netto ontvangen. Vanaf de tweede maand wordt het als loon belast. Krijg je een verkeersboete op naam van je werkgever? Dan blijft deze onbelast, tenzij je de overtreding opzettelijk hebt veroorzaakt.
Hoe werkt onkosten declareren in de praktijk?
Het declareren van onkosten werkt vaak via een vaste vergoeding of door bonnetjes in te dienen bij je werkgever. Ontdek welke methode het beste bij jouw situatie past.
Vaste onkostenvergoeding
Werkgevers stellen vaak een vaste onkostenvergoeding vast. Dit gebeurt bijvoorbeeld om zakelijke reiskosten, thuiswerkkosten of persoonlijke verzorging te dekken. Het bedrag moet redelijk zijn en aansluiten bij werkelijke kosten.
Een functiewijziging kan leiden tot heroverweging van deze vergoeding. Het gebruik van een vaste vergoeding voorkomt administratieve rompslomp.
Een kilometervergoeding valt hier niet vanzelfsprekend onder. Werkgevers zijn alleen verplicht dit te betalen als het in de cao staat. Controleer daarom altijd je arbeidsvoorwaarden.
De vaste onkostenvergoeding kan onbelast blijven, mits deze binnen de werkkostenregeling (wkr) valt en niet buiten de vrije ruimte gaat.
Onkostenvergoeding op declaratiebasis
Bij een declaratiebasis worden kosten vergoed op basis van ingediende bewijzen. Jij moet bijvoorbeeld bonnetjes of facturen aanleveren om deze kosten terug te krijgen. Dit geldt voor diverse uitgaven, zoals zakelijke reiskosten, privé telefoonkosten die werkgerelateerd zijn, of kosten voor persoonlijke verzorging bij representatieve functies.
Kosten zoals vervoer van huisraad tijdens een verhuizing kunnen ook worden vergoed, mits je bewijsstukken indient. Dit soort onkosten komt vaak niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) terecht en kan onbelast blijven als het voldoet aan gerichte vrijstellingen.
Zorg dat jij declaraties altijd volledig en tijdig indient om vertraging in betaling te voorkomen.
Belangrijke regels bij het declareren van onkosten
Controleer altijd of jouw declaratie onder de werkkostenregeling (WKR) valt. Onder deze regeling mag je werkgever onbelaste onkostenvergoedingen aanbieden binnen de vrije ruimte. Voor 2023 geldt tijdelijk 3% over de eerste €400.000 van het fiscale loon.
Kosten boven deze grens zijn belast. Vanaf 2024 wordt dit percentage verlaagd naar 1,92%. Zorg dat je declaraties voldoen aan de gerichte vrijstellingen, zoals zakelijke reiskosten of specifieke thuiswerkkosten.
Anders vallen deze buiten de vrije ruimte en kunnen ze belast worden.
Declareer alleen kosten die zakelijk zijn en goed te verantwoorden. Denk hierbij aan privékosten zoals telefoonkosten enkel als ze deels zakelijk worden gebruikt. Lever je declaraties op tijd in met duidelijke bonnen of facturen.
Vergoedingen voor persoonlijke verzorging worden doorgaans niet geaccepteerd. Ga ook na of je vaste onkostenvergoeding klopt met de afspraken binnen jouw bedrijf, zodat er geen misverstanden ontstaan over indirecte loonkosten.
Specifieke regelingen voor minimabeleid in de context van onkostenvergoedingen
Let op specifieke regelingen binnen het minimabeleid als je onkosten declareert. Werkgevers kunnen bijvoorbeeld gerichte vrijstellingen toepassen binnen de werkkostenregeling (WKR).
Hiermee worden onkosten zoals zakelijke reiskosten of thuiswerkkosten vergoed zonder belastingheffing. De vrije ruimte, een percentage van het fiscale loon, is hierbij essentieel om indirecte loonkosten te beperken.
Heb je te maken met loondoorbetaling bij ziekte? Dan kunnen kosten voor persoonlijke verzorging of niet-pauzeerbare abonnementen, zoals tijdschriften of tools, soms worden vergoed.
Voor verhuiskosten geldt een maximale belastingvrije vergoeding van €7.750 tot 2025 of 12% van het jaarlijkse loon inclusief vakantiegeld. Dit biedt financiële verlichting, vooral voor werknemers met een minimuminkomen.
Conclusie
Onkosten declareren bij je werkgever hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je weet nu welke kosten je kunt declareren, zoals reiskosten of thuiswerkkosten. Het verschil tussen belaste en onbelaste vergoedingen is ook helder.
Gebruik altijd heldere formulieren om fouten te voorkomen. Zorg ervoor dat je binnen de werkkostenregeling blijft om extra belastingen te vermijden. Begin vandaag met het efficiënt regelen van jouw onkostendeclaraties!
Veelgestelde Vragen
1. Wat zijn belaste en onbelaste onkostenvergoedingen?
Belaste onkostenvergoedingen worden gezien als loon en vallen onder premies volks- en werknemersverzekeringen. Onbelaste onkostenvergoedingen zijn vrijgesteld van belasting, zoals zakelijke reiskosten of persoonlijke verzorging binnen de regels.
2. Hoe werkt de werkkostenregeling (WKR) bij het declareren van onkosten?
De WKR bepaalt hoeveel vrije ruimte een werkgever heeft om onkosten onbelast te vergoeden. Kosten buiten deze ruimte kunnen belast worden.
3. Kan ik privé telefoonkosten declareren bij mijn werkgever?
Privé telefoonkosten vallen meestal niet onder gerichte vrijstellingen, tenzij ze ook zakelijk gebruikt worden. Vraag altijd naar de regels binnen jouw bedrijf.
4. Wat is het verschil tussen vaste en netto onkostenvergoeding?
Een vaste onkostenvergoeding is een vooraf afgesproken bedrag voor terugkerende kosten. Een netto onkostenvergoeding is een vergoeding zonder belasting, mits het binnen de regels valt.
5. Welke kosten vallen onder gerichte vrijstellingen?
Zakelijke reiskosten, opleidingen en sommige persoonlijke verzorgingskosten vallen vaak onder gerichte vrijstellingen. Deze vergoedingen zijn meestal onbelast.
